Webshop naast een fysieke winkel, zonder dubbel voorraadwerk

Webshop naast een fysieke winkel draaien zonder dubbel werk lukt prima, zolang je kassa en je onlinewinkel één systeem delen.

Eline (36) staat na sluitingstijd aan de toonbank van haar woonwinkel. Rond haar staan rekken vol vazen, geurkaarsen en stapels servies. Ze telt de laatste exemplaren van een populaire vaas na: nog drie. Dan licht haar gsm op: een vaste klant vraagt of die vaas ook online te bestellen is.

Ze speelt al maanden met dat idee. Toch ziet ze vooral dubbel werk. Een voorraadlijst voor de winkel, een tweede voor de site. En elke avond tellen en vergelijken, terwijl haar twee medewerkers allang thuis zijn.

Een bevriende winkelier probeerde het ooit zo. Op zaterdag ging een eikenhouten kast in zijn zaak de deur uit, maar online stond hij nog te koop. Een koper betaalde, wachtte drie dagen en kreeg dan een excuusmail. Die man kwam nooit meer terug.

Twee losse systemen kosten je dus avonden én vertrouwen. Het kan veel eenvoudiger. Met Shopify delen kassa en onlinewinkel één voorraad, één catalogus en één overzicht van alle aankopen. Hieronder lees je hoe dat werkt, hoeveel tijd het vraagt en waar je het slimst begint.

Een webshop naast een fysieke winkel draait op één systeem

Je houdt de voorraad van winkel en site gelijk door ze niet apart te beheren. Alles zit samen in één systeem. Shopify POS is de kassa-app van Shopify en werkt op een tablet met een kaartlezer. Rekent Eline een vaas af aan de toonbank, dan zakt de teller online meteen mee.

Andersom werkt het net zo. Bestelt iemand om middernacht een theeservies, dan ziet ze dat de volgende ochtend op haar tablet. Dat servies is al van de teller af. Niemand hoeft iets over te typen.

Zo verdwijnt precies het risico waar ze van wakker ligt. Is iets op, dan staat het online vanzelf als uitverkocht. Het tellen gebeurt automatisch, zodat zij zich op haar bezoekers kan richten. Dit komt samen op één plek:

• één voorraad die bij elke aankoop vanzelf bijwerkt;
• één catalogus met foto's, beschrijvingen en maten;
• één overzicht van alle bestellingen, in de winkel en online;
• één klantenlijst, zodat je ziet wie bij jou koopt.

Onze mening is duidelijk: koppel alles vanaf dag één. Later koppelen betekent extra uitzoekwerk en een periode waarin je voorraad niet klopt. Daarom zetten wij kassa, voorraad en onlinewinkel altijd in één keer op, zodat je cijfers meteen kloppen.

Vraagt een webshop naast je winkel veel werk?

Een webshop naast je winkel vraagt weinig werk, zolang alles gekoppeld is. Het tellen en bijwerken valt helemaal weg. Wat overblijft, is bestellingen inpakken en af en toe iets nieuws toevoegen. Dat past in de rustige uren van een gewone werkdag, niet na sluitingstijd.

Kijk naar een dinsdagvoormiddag in de woonwinkel. Tussen tien en elf loopt er nauwelijks iemand binnen. Een medewerker pakt dan de online bestellingen in, met verzendetiketten rechtstreeks uit Shopify. Twee of drie pakjes vragen samen een kwartier.

Nog handiger is online bestellen en afhalen. Iemand uit Bilzen betaalt 's avonds voor een set borden en haalt die de volgende dag op. Er komt geen pakje aan te pas. En wie binnenstapt om af te halen, neemt vaak nog een kaars of een paar mokken mee.

Het echte werk zit in de opstart, dat zien wij telkens opnieuw. Verzendopties instellen, de kassa koppelen en de shop opbouwen: dat vreet uren. Precies dat deel nemen wij uit handen. Jij levert je producten, foto's en kennis, wij bouwen een shop die meteen bestellingen binnenhaalt.

Ook daarom raden we aan om klein te beginnen. Een woonwinkel hoeft niet meteen honderden artikelen online te zetten. Een twintigtal sterke spullen volstaat voor de lancering. Minder artikelen betekent minder voorbereiding en sneller online.

Met welke producten begin je online?

Begin online met een twintigtal producten die nu al goed lopen in je zaak. Kies stukken die je makkelijk bijbestelt, die mooi in beeld komen en veilig in een doos passen. Zo leer je snel wat online werkt. En je verspilt geen weken aan artikelen die niemand zoekt.

Eline maakt die keuze gewoon aan de toonbank. Ze haalt het kassaoverzicht van de voorbije drie maanden erbij. De populaire vaas staat bovenaan, gevolgd door geurkaarsen en mokken in vier kleuren. Die drie groepen vormen haar eerste aanbod.

Grote spiegels en breekbare glazen sets laat ze bewust weg. Die vragen stevige verpakking en sneuvelen sneller onderweg. Wie ze toch wil, reserveert online en haalt ze in de winkel op. Zo blijven ze te koop, zonder breukrisico.

Wij kijken bij elke lokale winkelier naar nog één ding: welke stukken vragen mensen nu al per bericht? Die berichten vertellen beter dan eender welk rapport wat online zal lopen. Bij haar is dat de vaas waar het allemaal mee begon.

Zo pakt Eline de opbouw van haar onlinewinkel aan

Eerst probeert ze het zelf, op een zondagnamiddag. Na drie uur zit ze vast bij verzendregels en btw-instellingen. Aan de kassa koppelen is ze dan nog niet eens begonnen. Ze geeft de opbouw uit handen en doet zelf waar ze goed in is: kiezen, tonen en adviseren.

Daarna verloopt alles in vijf duidelijke stappen:

• Tellen: op een rustige maandag tellen zij en haar medewerkers één keer alle stuks van het eerste aanbod. Die aantallen gaan rechtstreeks in Shopify.
• Foto's en gegevens: Eline levert per artikel een foto en de gegevens over maten, materiaal en onderhoud aan. Die krijgen een vaste, overzichtelijke plek op elke productpagina.
• Kassa koppelen: Shopify POS komt op de tablet in de winkel, samen met de kaartlezer. Vanaf dan telt elke aankoop mee in dezelfde voorraad.
• Afhalen en verzenden: per stuk kiest ze of mensen het kunnen laten opsturen of enkel komen ophalen.
• Proefbestelling: een medewerker bestelt een geurkaars online, terwijl zij dezelfde kaars aan de toonbank afrekent. Daarna kijken ze samen of de teller klopt.

Die laatste stap doen wij altijd. Twee aankopen tegelijk tonen meteen of de koppeling werkt, nog voor er iemand echt betaalt. Wil je zien hoe zulke shops eruitzien, neem dan een kijkje in ons portfolio met afgewerkte projecten.

Veelgestelde vragen over een webshop naast je winkel

Hoe hou ik de voorraad van mijn winkel en webshop gelijk?

Je houdt de voorraad gelijk door kassa en online shop in één systeem te laten draaien. Shopify met de kassa-app Shopify POS is daarvoor gemaakt. Elke aankoop in de winkel of online werkt dan meteen dezelfde teller bij. Is een artikel op, dan staat het online vanzelf als uitverkocht.

Is een webshop naast mijn winkel veel extra werk?

Nee, als kassa en online shop gekoppeld zijn, valt het meeste werk weg. Wat overblijft, is bestellingen inpakken en af en toe een nieuw artikel toevoegen. Dat lukt meestal in de rustige uren van een gewone werkdag. Het zwaarste deel is de opstart, en die besteed je beter uit.

Met welke producten begin ik online?

Begin met een twintigtal stukken die nu al goed lopen in je zaak. Kies wat je makkelijk bijbestelt, wat mooi in beeld komt en veilig in een doos past. Grote of breekbare stukken bied je beter aan met afhalen in de winkel. Je aanbod breid je later stap voor stap uit.

Zet ik mijn online shop zelf op of laat ik die maken?

Zelf opzetten kan als eerste kennismaking, maar je verliest snel avonden aan verzendregels, btw en het koppelen van de kassa. Laat je de shop maken, dan klopt alles vanaf de eerste bestelling. Jij blijft in je zaak, terwijl een vakman de techniek regelt. Dat geeft rust en voorkomt fouten waardoor kopers afhaken.

Wat levert online bestellen en afhalen in de winkel op?

Mensen kopen wanneer het hen past, ook als je zaak dicht is. Je hoeft niets in te pakken of op te sturen. Wie komt afhalen, staat bovendien in je winkel en neemt vaak nog iets mee. Zo brengt je online shop meer bezoekers naar je toonbank.

Een paar weken later staat Eline weer na sluitingstijd tussen haar rekken. Alleen telt ze nu niets meer na. Op de tablet ziet ze dat de vaas vandaag twee keer in de winkel verkocht is en één keer online. Die online koper komt hem morgen ophalen.

Haar webshop naast een fysieke winkel voelt niet als een tweede zaak. Het voelt eerder alsof dezelfde winkel gewoon langer open is.

Denk je zelf al maanden aan online verkopen? Schrijf dan vandaag de twintig spullen op die in je zaak het vlotst lopen. Neem daarna contact op met Klikkracht voor een gekoppelde Shopify-shop. Wij bouwen je shop, koppelen je kassa aan één voorraad en zetten afhalen en opsturen voor je klaar.

Jij blijft gewoon doen waar je goed in bent: mensen helpen in je winkel.

Over de auteur

Maxim Housen is oprichter van Klikkracht. Hij bouwt websites in Webflow, zet SEO en advertenties op en automatiseert leadopvolging met AI. Meer over Klikkracht.